Software- of technologie leveranciers zijn vaak groeibedrijven die gedurende hun eerste bestaansjaren vallen onder de definitie van “klein middelgrote onderneming” (de zgn. KMO). Grote bedrijven als telecom operatoren, financiële instellingen of grote retailspelers zijn dan ook welgekomen klanten om een snelle groei te ondersteunen. Mastodont bedrijven deinzen er echter vaak niet voor terug om lange betalingstermijnen contractueel op te dringen aan leveranciers. Uw positie als technology provider wordt op dat vlak versterkt vanaf 29 april 2020 wanneer u zaken doet met een niet-KMO, en dat zonder u hiervoor iets hoeft te ondernemen.
Welke regels gelden vandaag?
De huidige Wet betalingsachterstand in handelstransacties van 2 augustus 2002 (hierna de “Wet”) stelt een standaard betalingstermijn van 30 kalenderdagen voorop voor betalingen in handelstransacties. De Wet laat de mogelijkheid echter open voor contractpartijen om hieromtrent contractueel andere afspraken te maken.
Verder geldt een maximumduur van 30 kalenderdagen voor een contractuele procedure voor aanvaarding of controle van het geleverde. Deze termijn gaat in vanaf datum van ontvangst van de goederen of diensten, maar kan opnieuw contractueel verlengd worden.
Hoewel de Wet vaak als handvat dient bij onderhandelingen, wordt ze contractueel snel aan de kant geschoven door juristen of procurement departementen van grote spelers. De Wet liet dan ook toe dat termijnen contractueel verlengd konden worden.
Nieuwe principes vanaf 29 april 2020
De wetgever wilde expliciet enkele gekende achterpoortjes in de huidige Wet sluiten om de positie van KMO’s te versterken i.k.v. betalingsachterstand. Zo kwam de wet van 28 mei 2019 tot wijziging van de bestaande Wet er.
Ook u als software aanbieder kan hiervan gebruik maken wanneer het gaat over licentievergoedingen, subscripties of vergoedingen i.k.v. IT consultancy. De recentste wijzigingen maken namelijk een einde aan de lange betaaltermijnen waarmee u als onderneming geconfronteerd kan worden wanneer u onder het toepassingsgebied van de Wet valt.
Welke ondernemingen komen in aanmerking?
Aangezien de nieuwe wetgeving enkel geldt voor handelstransacties tussen “grote” ondernemingen (niet-KMO’s) enerzijds en KMO’s anderzijds, zetten we de definitie van KMO even opnieuw in het licht.
Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (artikel 1:24 §1) schept duidelijkheid omtrent wat met “KMO” wordt bedoeld. Concreet houdt dit in dat het moet gaan om een vennootschap die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar:
- jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50;
- jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro;
- balanstotaal: 4.500.000 euro.
Een onderneming die op het ogenblik van het sluiten van een handelstransactie valt binnen deze criteria komt in aanmerking.
Betalingstermijnen waarvan niet (langer) afgeweken mag worden
Overeenkomsten afgesloten vanaf 29 april 2020 tussen een niet-KMO en een KMO, moet de wettelijke betalingstermijn van (maximaal) 30 kalenderdagen respecteren indien er geen specifieke afspraken contractueel werden overeengekomen. Deze termijn gaat in vanaf:
- de ontvangst door de schuldenaar van de factuur of een gelijkwaardig verzoek tot betaling, of
- de ontvangst van de goederen of diensten, indien de datum van ontvangst van de factuur of het gelijkwaardig verzoek tot betaling niet vaststaat of indien de schuldenaar de factuur of het gelijkwaardig verzoek tot betaling eerder ontvangt dan de goederen of diensten, of
- van de aanvaarding of controle ter verificatie van de conformiteit van de goederen of diensten met de overeenkomst.
Contractueel kunnen partijen echter nog steeds andere betalingstermijn overeenkomen. Het speelveld wordt hier met de wetswijziging echter verkleind en legt op dat de betalingstermijn maximaal 60 kalenderdagen mag bedragen in geval de schuldeiser een KMO is en de schuldenaar een niet-KMO. Indien het contract een langere termijn voorschrijft, zal dergelijk beding nietig zijn. Op die manier tracht de wetgever het evenwicht te bewaren/herstellen voor kleinere bedrijven die handel drijven met grote spelers.
Acceptatie procedure met maximale termijn
IT contracten bevatten naast clausules omtrent betalingstermijnen ook steeds vaker een regeling omtrent acceptatie procedures. Voornamelijk bij custom made software ontwikkelt voor specifieke doeleinden van de klant die bovendien business kritisch zijn, kunnen dergelijke clausules nuttig zijn voor de aankoper. De betalingstermijn wordt vervolgens gekoppeld aan een succesvolle afronding van zgn. “acceptatie testen”. Ook inzake dit principe springt de nieuwe wetgeving in de bres en schrijft ze een maximum duurtijd voor waarbinnen dergelijke acceptatie testen uitgevoerd moeten worden.
Als u als software leverancier en KMO een acceptatie procedure aanvaardt, weet dan dat dergelijk procedure voortaan niet langer dan 30 kalenderdagen in beslag mag nemen.
De maximumduur van een procedure voor aanvaarding of controle bedraagt niet meer dan dertig kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van de goederen of diensten, tenzij in de overeenkomst anders is overeengekomen en mits daarbij geen sprake is van kennelijke onbillijkheid jegens de schuldeiser in de zin van artikel 7, voor zover de schuldeiser geen kmo is.
Als we alle relevante bepalingen samen lezen kunnen software leveranciers die onder het KMO begrip vallen dus maximaal de volgende procedure opgelegd krijgen wanneer ze handel drijven met een niet-KMO, en wanneer het contract hierin expliciet voorziet:
3 Take aways
- De nieuwe regeling toegelicht geldt niet in elke handelsrelatie en focust specifiek op overeenkomsten afgesloten tussen KMO’s en niet-KMO’s. Licentieovereenkomsten, algemene voorwaarden, IT consultancy contracten edm. blijven in veel situaties dus nog steeds relevant om betalingstermijnen en acceptatie testen vorm te geven.
- Omwille van de nietigheidssanctie gekoppeld aan clausules die verder gaan dan wat wettelijk toegestaan is, is ook in dit kader een goed omschreven “severability” clausule noodzakelijk.
- Wanneer u acceptatie procedures aanvaardt als software leverancier, wees u dan bewust van de geldende (nieuwe) wetgeving die uw positie in onderhandelingen hoe dan ook kan verstevigen.
Datum: 22/03/2020
